GoBD

 

Die folgenden Informationen sind für OTM-Lizenznehmer relevant, die Ihren Firmensitz in Deutschland haben.

 

Seit dem 1.1.2015 sind die neuen GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) in Kraft. Prüfungen der Finanzämter nach den neuen „Grundsätzen“ haben seither vor allem in NRW stattgefunden. Es ist angekündigt, dass GoBD-Prüfungen ab Anfang 2017 im gesamten Bundesgebiet durchgeführt werden.

Kriterien der GoBD sind zeitnahe, dokumentierte Erfassung der Originaldokumente (Papier u. elektronische Formate) sowie Schutz der Originaldokumente vor Verlust sowie jeglicher Veränderung/Manipulation.

Die GoBD fordert zudem ausdrücklich die Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Buchführung. Daraus ergibt sich für Gewerbetreibende quasi die Verpflichtung, für alle Prozesse der betrieblichen Belegverwaltung eine Dokumentation zu erstellen und diese bei GoBD-Prüfungen vorzulegen.

Verstöße gegen die GoBD können eine "Zuschätzung" (Bußgeld) in beträchtlicher Höhe zur Folge haben. Bußgelder werden prozentual vom jährlichen Unternehmensumsatz festgesetzt; anfechtbar sind sie ausschließlich über Verfahren bei Verwaltungsgerichten. Erst die Prozesslawine der kommenden Jahre kann nach und nach Licht ins Dunkel bringen und die Frage beantworten, welche betrieblichen Einzelmaßnahmen definitiv erforderlich sind, um eine GoBD-Prüfung erfolgreich zu bestehen.

Die GoBD im Wortlaut:

http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/
Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.pdf?__blob=publicationFile&v=1

Eine Kurzbetrachtung zum Thema GoBD:

http://www.kontolino.de/die-6-groessten-mythen-rund-um-die-neuen-GoBD/

Ausführliche Betrachtung der Verfahrensdokumentation nach GoBD:

http://www.gobd.de/verfahrensdokumentation.php

 

OTM-DATEV-Exportmodul

Erfahrungsgemäß generieren OTM-Lizenznehmer mindestens 80% aller steuerlich relevanten Belege mit OTM.

Wenn Sie zudem in Ihrem Unternehmen oder Ihr Steuerbüro DATEV als Buchhaltungssoftware einsetzen, bitten wir um Ihre Aufmerksamkeit für das OTM-DATEV-Exportmodul. Das Modul bietet Möglichkeiten, die OTM-Belegverwaltungsprozesse in Ihrem Unternehmen an die verschärften Bedingungen der GoBD anzupassen.

Wir haben das OTM-DATEV-Exportmodul nach den Spezifikationen der aktuellen „DATEV XML-Schnittstelle online“ Version 4.0 programmiert.

Das OTM-DATEV-Exportmodul befindet sich in OTM unter >Buchhaltung >Rechnungen und >Buchhaltung >Vergütungsbelege.

OTM-Benutzer, die Berechtigungen für den Zugriff auf das OTM-Buchhaltungsmodul haben, erhalten Zugriff auf das OTM-DATEV-Exportmodul.

Mit Klick auf den Button „DATEV-XML-Export“ werden die zuvor ausgewählten Datensätze als ZIP-Datei exportiert (Download auf Ihre Arbeitsstation).

Die ZIP-Datei enthält zum einen XML-Dateien mit allen zwingend von DATEV vorgeschriebenen Metadaten der Debitoren- und Kreditoren-Belege und zum anderen die betreffenden Belege als PDF-Dateien sowie pro Datensatz eine global eindeutige Zahl (GUID).

Wenn Sie im OTM-Buchhaltungsmodul Debitoren- oder Kreditoren-Nummer, Gegenkonto, Buchhaltungskennzeichen und Buchungsschlüssel eintragen, dann werden diese Daten ebenfalls übernommen und können im DATEV-Buchhaltungsprogramm Ihres Steuerbüros weiterverarbeitet werden.

Es gibt zwei Varianten der Nutzung:

a) Sie richten für Ihr Steuerbüro ein OTM-Benutzerkonto ein und geben dem Konto die administrativen Rechte für das OTM-Buchhaltungsmodul. Das Steuerbüro kann dann jederzeit selbst die benötigten Belegdaten aus OTM exportieren und weiterverarbeiten.

b)  Ihr Steuerbüro stellt Ihnen den Zugang „DATEV Unternehmen online“ bereit. Sie exportieren die Belege selbst aus OTM und laden sie unverändert in das DATEV-Rechenzentrum hoch. https://www.datev.de/web/de/datev-shop/komplettloesungen/datev-unternehmen-online/

„DATEV Unternehmen online“ bietet Ihrem Unternehmen mit Fokus auf die Anforderungen der GoBD mehrere Vorteile:

1. Sie erfassen alle OTM-Belege mühelos und frei von Übertragungsfehlern innerhalb der geforderten 10-Tage-Frist.
2. Die Datenübertragung von OTM in das DATEV-Rechenzentrum und von dort zu Ihrem Steuerbüro ist durchgehend gemäß ISO 27001 sicher verschlüsselt. Die Daten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert.
3. Sie dokumentieren und schützen die Originalbelege im DATEV-Rechenzentrum.
4. Ihr Steuerbüro übernimmt die Belegdaten und ggf. Dateien direkt aus dem DATEV-Rechenzentrum.
5. Mit „DATEV Unternehmen online“ können Sie weitere geschäftsrelevante Dateien wie zum Beispiel beliebige Ein- und Ausgangsrechnungen, Verträge etc. in diversen Dateiformaten hochladen und damit zeitnah und sicher dokumentieren und speichern.

 

Lizenz für das OTM-DATEV-Exportmodul

 

Da das OTM-DATEV-Exportmodul ausschließlich von Lizenznehmern benötigt wird, die Ihren Firmensitz in Deutschland haben, ist die Nutzung nicht in der OTM-Basis-Lizenz enthalten. Die Lizenzgebühr für das Modul beträgt 380 € zzgl. MwSt. pro Jahr. Lizenznehmer können das Modul einen Monat lang kostenlos testen.

Nach wie vor existiert im OTM-Buchhaltungsmodul die Möglichkeit, Belegdaten als CSV- oder Text-Datei für den Import in Buchhaltungssoftware herunterzuladen. Wir raten von der Verwendung dieser Methode ab, weil die damit exportierten Metadaten nicht direkt mit dem Originalbelegen verknüpft sind.

 

Berlin, Dezember 2016