OTM – Identificación de clientes

La identificación de clientes es una operación con la que evitará que se creen duplicados de fichas de clientes.

A) Cuando OTM detecta que una ficha de cliente puede estar duplicada, los usuarios con derechos de supervisor deberán realizar la identificación del cliente desde>Tareas antes de poder iniciar la gestión de un proyecto.

B) Cuando un gestor de proyectos crea una nueva ficha de cliente desde >Crear nuevo cliente, OTM comprueba que la nueva ficha de cliente no sea un duplicado de otra ya existente, y muestra una lista de fichas con datos que puedan estar duplicados.

¿Cómo se crea una nueva ficha de cliente?

En OTM se crea una nueva ficha de cliente,

1. Cuando se guarda una nueva ficha en >Crear nuevo cliente;
2. Cuando se genera una consulta de cliente y no se asocia a ningún cliente ya existente:
   2.1 A través de una consulta recibida desde el formulario de la web;
   2.2 Cuando lo hace usted como gestor de proyectos desde >Crear nuevo proyecto.

Automáticamente se verifica que la nueva ficha de cliente no esté duplicada, y para ello se comprueba que no existan coincidencias ni similitudes con fichas de clientes ya existentes, en base a los siguientes criterios:

• Nombre de la empresa
• Saludo, título, nombre y apellidos de la persona de contacto
• Dirección completa de e-mail
• Dominio de la dirección de e-mail

Cuando se comprueba la existencia de duplicados y existen coincidencias totales o grandes similitudes con estos criterios, es cuando se activa el proceso de identificación de clientes. OTM le mostrará una lista de clientes con datos parecidos que usted deberá comparar con los datos del nuevo cliente.

¿Cuándo podemos descartar que no se crearán duplicados?

1. El peligro de un nuevo duplicado queda descartado cuando el cliente entra en el portal de cliente (en su panel de control), y envía la consulta desde el formulario que se encuentra en dicho panel.
2. El peligro de crear un nuevo duplicado también se descarta cuando es usted quien crea, como gestor de proyectos, una consulta para un cliente ya existente desde Administración de clientes (Administración de clientes >Persona de contacto >Crear proyecto).

Lista gris para descartar determinados dominios de e-mail

Normalmente las coincidencias con el dominio del e-mail activan la identificación de clientes.

Por una parte esto es necesario para que, cuando una empresa tenga su propio dominio, no se creen duplicados cuando agreguemos a más personas de contacto de la misma empresa. Pero por otra parte también hace que se activen innecesariamente identificaciones de clientes cuando las dirección de e-mail son de grandes proveedores como gmail.com.

Para esto hemos creado una Lista gris en el back-end de administración de OTM, donde podrá incluir los dominios de servicios de e-mail que normalmente activan la identificación de clientes (>Administración >Configuraciones >Identificación de clientes).