OTM – Kundenidentifizierung

Die Kundenidentifizierung ist eine Aktion, mit der Sie verhindern, dass Duplikate von Kunden-Datensätzen entstehen.

A) Wenn OTM einen Kunden-Datensatz als potenzielles Duplikat erkennt, werden Nutzer mit Supervisor-Rechten unter >Aufgaben aufgefordert, die Kundenidentifizierung durchzuführen, bevor die Bearbeitung eines Projekts beginnt.

B) Wenn ein Projektmanager über die Seite >Neuen Kunden anlegen einen neuen Kunden-Datensatz anlegt, dann prüft OTM, ob der neue Datensatz das Duplikat eines bestehenden Datensatzes sein könnte, und zeigt eine Liste der Datensätze, zu denen möglicherweise ein Duplikat entsteht.

Wie entsteht ein neuer Kunden-Datensatz?

In OTM entsteht ein neuer Kunden-Datensatz,

1. wenn Sie über >Neuen Kunden anlegen einen neuen Datensatz speichern;
2. wenn eine Kundenanfrage ohne Zuordnung zu einem bereits vorhandenen Kunden erfasst wird:
   2.1 durch eine Anfrage über das öffentliche Anfrageformular;
   2.2 durch Sie als Projektmanager unter Verwendung der Seite >Neues Projekt anlegen.

Dabei wird jeder neue Kunden-Datensatz einer automatischen Duplikatsüberprüfung unterzogen, indem folgende Kriterien auf Übereinstimmungen und Ähnlichkeiten mit den bereits vorhandenen Kunden-Datensätzen geprüft werden:

• Firmenname
• Anrede, Titel, Vorname und Name des Ansprechpartners
• E-Mail-Adresse insgesamt
• Domain in der der E-Mail-Adresse

Wenn die Duplikatsüberprüfung bei diesen Kriterien vollständige Übereinstimmungen (Matches) oder hinreichend große Ähnlichkeiten ergibt, dann wird die Kundenidentifizierung ausgelöst. OTM zeigt Ihnen dann eine Liste von Kunden mit ähnlichen Daten, die Sie mit den neuen Kunden-Daten abgleichen müssen.

Wann ist das Entstehen von Duplikaten ausgeschlossen?

1. Die Gefahr eines neuen Duplikats ist immer dann ausgeschlossen, wenn ein Kunde im Kundenportal (in seinen Service-Seiten) eingeloggt ist und dort seine Anfrage über das Anfrage-Formular stellt.
2. Die Gefahr eines neuen Duplikats ist außerdem dann ausgeschlossen, wenn Sie als Projektmanager aus der Kundenverwaltung heraus eine Anfrage für einen bestehenden Kunden erfassen (>Kundenverwaltung >Ansprechpartner >Projekt erstellen).

Graylist für das Ignorieren bestimmter E-Mail-Domains

Übereinstimmungen in der E-Mail-Domain lösen in der Regel eine Kundenidentifizierung aus.

Dies ist einerseits notwendig, um bei Firmen mit eigener E-Mail-Domain und weiteren Ansprechpartnern das Entstehen von Duplikaten weitgehend auszuschließen. Es führt andererseits aber auch dazu, dass E-Mail-Adressen bei Massenanbietern wie gmail.com unnötige Kundenidentifizierungen auslösen.

Daher gibt es im Administrationsbereich von OTM eine Graylist, in die Sie Domains von E-Mail-Diensten eintragen können, die in der Regel keine Kundenidentifizierungen auslösen sollen (>Administration >Einstellungen >Kundenidentifizierung).